L’archivio, nonostante le ripetute sollecitazioni della Sovrintendenza, affinché si provvedesse a conservarne i materiali in luogo adeguato, inviate fin dal dopoguerra al Comune e puntualmente disattese, era ammassato nella soffitta dell’ex caserma dei carabinieri, ora Centro Anziani, in condizioni estremamente precarie, antigieniche e senza nessuna custodia.
Dopo un primo trasloco ed una sommaria ripulitura, si è provveduto a stilare un elenco di consistenza e a rivestire le vecchie buste contenenti gli ATTI con altre omogenee per colore e altezza sul cui dorso si è riportato il contenuto, mantenendo la suddivisione precedente.
Dopo altri trasferimenti si è giunti a sistemarlo al piano superiore di “villa Fantin” dove si è effettuata una ulteriore ripulitura seguita dalla collocazione delle carte nella categoria di riferimento con ordinamento cronologico, dopo attento esame di ogni busta. Nei frequenti casi riscontrati di utilizzo di spazi vuoti per la stesura di risposte chiaramente attribuibili ad altre categorie, si è provveduto allo spostamento nella sede appropriata soltanto nel caso in cui fosse possibile dividere il foglio senza pregiudizio dei contenuti.
Nella redazione dell’inventario, relativamente al periodo 1806-1866, Dipartimento, Distretto, Cantone e Titolari sono stati ricavati dalle indicazioni riportate sulle coperte e all’interno dei faldoni, non essendo mai indicati espressamente, e non esistendo protocolli, se non parziali e solamente dal 4 gennaio 1807 al 21 novembre 1809.
All’interno delle buste i materiali si trovavano già divisi, seppure disordinatamente, in fascicoli per referato, con inserito in alcuni di questi, dal 1816 al 1820 un “fascetto” con sulla coperta riportati i numeri di protocollo generale del Commissariato.
Dall’ anno 1817 al 1856 vi sono ammanchi più o meno vistosi con l’eliminazione di interi referati, fino all’eliminazione completa di buste relative agli anni 1822-1828, frutto evidentemente di scarti sconsiderati poiché le buste contrassegnate con quegli anni sono state usate per annate successive. Tali scarti sono verosibilmente attribuibili ad un “riordino” del 1930, documentato dalla voce “spese per riordino dell’archivio corrente e di deposisto”, poiché annate comprese tra il 1869 ed il 1889 sono contenute in buste segnate 1838, ’39, ‘44, ’45, ’50, ’55, ’56, cancellate con tratto di penna e sostituite con riporto di diversa annata.
In una busta sono racchiusi i verbali delle deliberazioni consiliari degli anni 1827-1852.
Essendosi mantenuta la divisione originaria, il numero dei pezzi è rimasto invariato contando 69 buste di cui 19 relative al periodo napoleonico (1806-1813) e 50 al periodo austriaco (1814-1866).
L’estensione di questo inventario si limita all’anno 1945. E’ da annotare che, dagli inizi del nuovo secolo, si riscontra una deplorevole, a dir poco, trascuratezza nell’ordinamento e conservazione delle carte che si protrae in maniera esponenziale nei decenni successivi, per i quali ci si è limitati ad un elenco di consistenza.
Dal 1938, una recente manomissione ha raggruppato per argomento le carte delle categorie: l’impossibilità di ristabilire la condizione originaria ha suggerito di mantenere le suddivisioni operate, indicandole tra virgolette.
Alle buste sono stati dati collocazione e numeri di corda inesistenti sui vecchi contenitori.
La documentazione relativa ad opere pubbliche già costituente una serie titolata “Opere d’arte”, comprendente gli anni 1828-1960, è rimasta inalterata. Ugualmente inalterata si è lasciata la serie “Spedalità” costituita da 50 buste comprendenti gli anni 1934-1975.
Complessivamente il numero dei pezzi registrati, che vanno dal 1806 al 1992, di cui inventariati 416, sono 893.
Quasi altrettanto materiale improprio ed impropriamente depositato dovrà essere oggetto di un radicale prossimo provvedimento.
Riprovevole, e da perseguire, la “scomparsa”, verificatasi circa un paio d’anni or sono, finora immotivata, dei volumi della LEX, particolarmente dei codici ottocenteschi del regno d’Italia, depositati nella sede dell’ex Consorzio agrario, assieme ad altro materiale d’archivio, completamente conservato, seppure di ben più scarso valore.